Privacyreglement Fotogroep Waalre (FGW)

Algemeen Het bestuur van FGW hecht veel waarde aan privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door FGW worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

FGW is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen FGW Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop FGW met gegevens omgaat kan contact met de secretaris van FGW (secretaris@fotogroepwaalre.nl) worden opgenomen.

Website FGW is aangesloten bij de Fotobond.

FGW deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de afdeling Noord-Brabant Oost en de Fotobond via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop eveneens van toepassing.

De website van FGW is www.fotogroepwaalre.nl. De webmaster van FGW is verantwoordelijk voor deze website.

Doel van het privacyreglement Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van FGW en beschrijft hoe FGW omgaat met de privacy van betrokkenen .

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van FGW.

Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door FGW, de doeleinden van de gegevensverwerking door FGW, het gebruik van ‘cookies’ op de website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u de website bezoekt of lid bent van FGW, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert FGW uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door FGW zijn opgesteld.

Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

• De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

• Het privacyreglement: dit reglement;

• Verantwoordelijke: FGW;

• Beheerder: de secretaris van FGW;

• Webmaster: de webmaster van FGW, die de website beheert.

• Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de afdeling Noord-Brabant Oost en de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door FGW zijn gedeeld via de Fotobond-ledenadministratie;

• Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft; Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van FGW, de afdelingssecretaris van Noord-Brabant Oost, deledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;

• Derden: personen en instanties buiten FGW;

• Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentiﬁceerde of identiﬁceerbare natuurlijke persoon;

• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);

• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geograﬁsch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

• Leden: Hiermee worden de leden van FGW bedoeld;

• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens

• Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites waarmee de persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.

Doeleinden FGW verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG) Dit zijn:

• Activiteiten die, gelet op de doelstelling van FGW, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;

• betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of

• organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen FGW.

• betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van FGW

• Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van

• intern beheer;

• Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van FGW en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door FGW, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

• Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals

• commissies enz.

Rechtmatige grondslag FGW verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;

• Voor de goede vervulling van de taak, die FGW vervult;

• Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een speciﬁeke Verwerking.

Wijze van verwerking De Verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, speciﬁek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden,toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens De FGW Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

• Leden van FGW;

• Personen die FGW om informatie of documentatie hebben verzocht of informatie hebben geleverd die speciﬁek voor de FGW is bedoeld.;

• Personen met wie FGW een zakelijke of ﬁnanciële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd via de Fotobond-website door het lid en/of de ledenadministratie, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement.

In sommige gevallen vindt de Verwerking plaats via het secretariaat van FGW.

De Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond:

• Gebruikersnaam

• Wachtwoord

• Voornaam

• Achternaam

• E-mailadres

• Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer, de datum van registratie, de club en afdeling toegevoegd.

• Ingang lidmaatschap

• Einde lidmaatschap

• Lidnummer

• Club

• Afdeling

• Geboortejaar

• Geslacht

• Adres

• Postcode

• Woonplaats

• Telefoonnummer

• Website

• Pasfoto of avatar

• Wedstrijdfoto’s / ﬁlmpjes

• Winnende foto’s / ﬁlmpjes

Het Lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Foto-bondwebsite kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld – in zijn proﬁel eventueel gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.

De persoonsgegevens van het Lid worden op grond van het privacyreglement van de Fotobond binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de FGW is beëindigd.

Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van FGW zijn beëindigd of de transactiemet FGW is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens FGW verstrekt geen persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de afdeling Noord-Brabant Oost en de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten. Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobond-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

FGW draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van FGW en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Rechten van betrokkenen De Betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan FGW te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier,

• zijn/haar persoonsgegevens worden Verwerkt.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene

• een verzoek indienen bij FGW om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.

• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan FGW te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.

• Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. FGW zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van FGW De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die FGW heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. FGW maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van FGW en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

Cookies De websites van de Fotobond en de afdelingen gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen dan niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Fotobond. Ook op de website van FGW kunnen (t.z.t.) mogelijk cookies worden gebruikt.

De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van FGW is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.

De social media cookies zijn bijvoorbeeld:

• Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.

• Google plaatst een googleapis cookie.

• Youtube plaatst diverse cookies. De website van FGW bevat mogelijk video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.

Private logging Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen. Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

Links naar websites van derden Op de website van FGW zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. FGW is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van FGW worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van FGW.

Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van woensdag 21 februari 2024

Waalre, 21 februari 2024

M. Kerkhoven, voorzitter

K. Van Gemert, secretaris